Wystawianie faktur jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Faktura pełni rolę formalnego dokumentu potwierdzającego dokonanie transakcji oraz jest podstawowym narzędziem w rozliczeniach podatkowych. W artykule przedstawimy krok po kroku, jak prawidłowo wystawić fakturę, jakie elementy muszą się na niej znaleźć oraz na co zwrócić szczególną uwagę, aby uniknąć błędów.
Dlaczego faktury są ważne dla przedsiębiorcy?
Faktury odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu finansami każdej firmy. Z jednej strony są dowodem wykonania usługi i zobowiązania nabywcy do zapłaty, z drugiej zaś stanowią istotny element dokumentacji podatkowej. W przypadku sporów prawnych, szczegółowo opisana faktura może być nieocenionym dowodem, co podkreśla znaczenie precyzyjnego jej wypełnienia.
Faktura służy również do monitorowania przepływów pieniężnych. Systematyczne i dokładne księgowanie pozwala na identyfikację trendów zakupowych oraz negocjowanie korzystniejszych warunków współpracy z kontrahentami. Dzięki temu przedsiębiorca może lepiej planować budżet i optymalizować koszty.
Jakie elementy musi zawierać faktura?
Ustawa o podatku od towarów i usług jasno określa, jakie elementy muszą znaleźć się na fakturze. Ich brak może skutkować problemami z urzędami skarbowymi. Oto podstawowe dane, które muszą się znaleźć na fakturze:
- Data i miejsce wystawienia faktury
- Numer kolejny faktury
- Numery NIP sprzedawcy i nabywcy
- Nazwy firm oraz dane adresowe obu stron
- Data dokonania lub zakończenia usługi
- Nazwa usługi, miara i ilość usługi
- Cena jednostkowa netto i wartość sprzedaży netto
- Stawka VAT oraz kwota należności ogółem
Faktura powinna również zawierać informacje dotyczące formy płatności, termin zapłaty i numer rachunku bankowego, na który należy dokonać wpłaty.
Jak wystawić fakturę tradycyjną i elektroniczną?
Fakturę można wystawić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej (PDF, XML). Elektroniczna forma faktury jest coraz bardziej popularna ze względu na jej wygodę i szybkość przesyłania do kontrahenta. Aby wystawić fakturę elektroniczną, wystarczy ustalić z kontrahentem sposób jej przesyłania, na przykład za pośrednictwem e-maila.
Ważne jest, aby zapewnić autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury. Można to osiągnąć poprzez użycie podpisu elektronicznego lub elektronicznej wymiany danych (EDI). Nie zapomnij o archiwizacji faktur przez okres pięciu lat, co jest wymagane przepisami prawa.
Jak poprawić błędy na fakturze?
Błędy na fakturze mogą zdarzyć się każdemu przedsiębiorcy, jednak istotne jest, aby wiedzieć, jak je naprawić. W przypadku pomyłek takich jak nieprawidłowe kwoty, ilości czy stawki podatku VAT, należy wystawić fakturę korygującą. W sytuacji drobniejszych uchybień, jak błędy w nazwie kontrahenta czy numerze NIP, można zastosować notę korygującą.
Jeżeli korekta zmniejsza kwotę podatku VAT, warto uzyskać podpis odbiorcy na kopii faktury korygującej. To kluczowy element dla prawidłowego księgowania i uniknięcia problemów prawnych.
Jakie są terminy wystawiania faktur?
Zgodnie z przepisami, fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły. Na przykład dla usług budowlanych termin wystawienia faktury jest krótszy i wynosi 30 dni od dnia wykonania usługi.
W przypadku faktur zaliczkowych, które wystawia się po otrzymaniu zaliczki, termin wynosi również do 15. dnia miesiąca po miesiącu otrzymania płatności. Warto zapoznać się z dokładnymi przepisami, aby uniknąć błędów.
Co z e-fakturami od 2026 roku?
Od 2026 roku obowiązkowe stanie się wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dokumenty te będą wystawiane w formacie XML, a każdy przedsiębiorca będzie musiał się do tego dostosować w zależności od wielkości swojej sprzedaży.
Od 1 lutego 2026 roku wymóg ten będzie dotyczył przedsiębiorców, których wartość sprzedaży przekroczyła 200 mln zł, natomiast od 1 kwietnia 2026 roku obejmie pozostałych przedsiębiorców. Najmniejsi przedsiębiorcy będą mieli czas do 1 stycznia 2027 roku.
Wystawianie faktur w systemach online
Wiele firm korzysta z nowoczesnych systemów do fakturowania online, które znacząco ułatwiają i przyspieszają proces wystawiania faktur. Systemy te pozwalają na automatyczne pobieranie danych kontrahentów z bazy GUS, wystawianie faktur w różnych językach i walutach oraz generowanie faktur cyklicznych.
Przykładowo, serwis Faktura.pl oferuje takie możliwości, co pozwala zaoszczędzić czas i skupić się na pozyskiwaniu nowych klientów. Warto rozważyć takie rozwiązania, aby usprawnić proces fakturowania w firmie.
Jak przechowywać faktury?
Przechowywanie faktur jest obowiązkowe przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Faktury można przechowywać w formie papierowej lub elektronicznej, ale muszą być one przechowywane w sposób zapewniający ich autentyczność, integralność treści oraz czytelność.
Jeżeli zdecydujesz się na elektroniczną formę przechowywania, pamiętaj o skanowaniu dokumentów papierowych i archiwizowaniu ich w formacie nieedytowalnym, takim jak PDF czy JPG. Organy kontroli muszą mieć zawsze dostęp do tych dokumentów.
Co warto zapamietać?:
- Faktura jest kluczowym dokumentem potwierdzającym transakcje i niezbędnym w rozliczeniach podatkowych.
- Podstawowe elementy faktury to: data, numer, NIP, dane sprzedawcy i nabywcy, opis usługi, cena netto, stawka VAT oraz kwota ogółem.
- Faktury można wystawiać w formie papierowej lub elektronicznej; ważne jest zapewnienie autentyczności i integralności dokumentu.
- Terminy wystawiania faktur: do 15. dnia miesiąca po wykonaniu usługi, z wyjątkiem usług budowlanych (30 dni) i faktur zaliczkowych.
- Od 2026 roku obowiązkowe będzie wystawianie e-faktur w formacie XML za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
