Firma składa ofertę. Kilkanaście godzin pracy: analiza SWZ, przygotowanie dokumentów, wycena. Potem czeka. I dostaje informację: oferta odrzucona z powodu błędnego JEDZ.
Nie z powodu złej ceny. Nie dlatego, że konkurent był lepszy. Z powodu błędu w formularzu, którego można było uniknąć.
To nie jest rzadki scenariusz. To jeden z najczęstszych powodów, dla których firmy prywatne tracą przetargi, zanim w ogóle dojdzie do oceny merytorycznej oferty. I jest to powód, który szkolenie z zamówień publicznych eliminuje bezpośrednio i stosunkowo szybko.
Co tak naprawdę decyduje o wyniku przetargu?
Popularne przekonanie brzmi: w zamówieniach publicznych wygrywa najniższa cena. To nieprawda, przynajmniej nie w tym znaczeniu, w jakim zwykło się to rozumieć.
Po pierwsze, od 2016 roku ustawa Pzp ogranicza możliwość stosowania ceny jako jedynego kryterium oceny ofert. Zamawiający musi uwzględnić co najmniej jedno kryterium pozacenowe: termin realizacji, gwarancję, parametry techniczne, doświadczenie personelu. Waga ceny nie może przekraczać 60% w przypadku większości zamówień.
Po drugie, oferta jest oceniana dopiero po przejściu przez etap formalny. Jeśli firma nie spełnia warunków udziału w postępowaniu lub jej dokumenty zawierają błędy, nie dochodzi do oceny ceny. Odrzucenie następuje wcześniej.
Oznacza to, że firma, która złoży kompletną, bezbłędną ofertę z ceną wyższą od najtańszego konkurenta, może wygrać, jeśli tańsza oferta zostanie odrzucona z przyczyn formalnych. Dzieje się to częściej, niż większość wykonawców sądzi.
Gdzie szkolenie robi różnicę?
Czytanie SWZ pod kątem wymagań, nie tylko opisu przedmiotu
Specyfikacja Warunków Zamówienia to dokument wielowarstwowy. Opis przedmiotu zamówienia to tylko jeden z jego elementów i nie zawsze najważniejszy z punktu widzenia skuteczności oferty.
Kluczowe dla wykonawcy są: warunki udziału w postępowaniu (zdolność techniczna, doświadczenie, sytuacja finansowa), wymagane dokumenty podmiotowe, kryteria oceny ofert i ich wagi, postanowienia wzoru umowy.
Firma, która nie przeszła szkolenia, często czyta SWZ selektywnie: skupia się na opisie przedmiotu, pomija resztę. Efekt: oferta jest merytorycznie dobra, ale formalnie niekompletna. Szkolenie uczy czytać SWZ całościowo i identyfikować miejsca, w których zamawiający może odrzucić ofertę, zanim dojdzie do oceny merytorycznej.
Przygotowanie JEDZ bez błędów
Jednolity Europejski Dokument Zamówienia to formularz, który w postępowaniach powyżej progów unijnych zastępuje szereg zaświadczeń i oświadczeń. Zawiera sekcje dotyczące podstaw wykluczenia, warunków udziału i tzw. globalnego wskazania.
Błędna odpowiedź w sekcji dotyczącej podstaw wykluczenia może skutkować wykluczeniem z postępowania. Błąd techniczny, np. brak podpisu elektronicznego lub nieaktualna wersja formularza, skutkuje wezwaniem do uzupełnienia, które pochłania czas i uwagę.
Po szkoleniu wypełnienie JEDZ to procedura, którą pracownik działu przetargowego wykonuje sprawnie. Przed szkoleniem jest to często kilkugodzinne poszukiwanie informacji z niepewnością co do poprawności odpowiedzi.
Ocena, czy warto startować
Nie każde postępowanie jest warte nakładu pracy. Warunki udziału mogą być dla danej firmy nie do spełnienia i warto to wiedzieć przed, a nie po złożeniu oferty.
Szkolenie wyposaża firmę w konkretny zestaw pytań, które należy zadać przy pierwszym czytaniu SWZ: czy firma spełnia warunki zdolności technicznej? Czy ma wymagane referencje? Czy wartość umownego zabezpieczenia należytego wykonania nie czyni oferty nieopłacalną przy danej marży?
Firmy, które systematycznie stosują taką ocenę wstępną, rzadziej składają oferty w postępowaniach, których nie mają szans wygrać i rzadziej tracą czas na przygotowanie dokumentacji, która zostanie odrzucona.
Budowanie oferty pod scoring, nie tylko pod cenę
W postępowaniach, gdzie zamawiający stosuje kryteria pozacenowe, istnieje przestrzeń do optymalizacji punktowej. Firma, która zna wagi poszczególnych kryteriów i rozumie, jak są liczone punkty, może podjąć świadomą decyzję: czy warto zaoferować krótszy termin realizacji, nawet jeśli to podnosi koszty, żeby zyskać punkty w kryterium terminu?
Przykład: zamawiający przyznaje 20 punktów za termin realizacji i 80 za cenę. Firma A oferuje najniższą cenę, ale standardowy termin. Firma B oferuje cenę o 5% wyższą i skrócony termin o połowę wymaganego, zdobywając maksymalną liczbę punktów w kryterium terminu. Wynik zależy od szczegółowej kalkulacji, ale firma, która jej nie przeprowadza, automatycznie rezygnuje z punktów, które mogłyby przeważyć.
Jak szybko widać efekty?
Pierwsze efekty są widoczne natychmiast: przy kolejnym czytaniu SWZ, przy kolejnym wypełnianiu JEDZ. Pracownik, który tydzień wcześniej był niepewny, co wpisać w sekcji IV formularza, teraz wie i robi to bez sprawdzania w trzech źródłach jednocześnie.
Wymierne efekty w postaci niższego odsetka odrzuceń i lepszych wyników punktowych pojawiają się po dwóch-czterech postępowaniach złożonych po szkoleniu. Tyle zazwyczaj zajmuje wdrożenie nowych nawyków w pracę działu przetargowego.
Firmy, które regularnie szkolą pracowników z zamówień publicznych i aktualizują wiedzę przy każdej nowelizacji ustawy, mają niższy odsetek błędów formalnych i wyższy wskaźnik skuteczności ofert niż firmy, które traktują szkolenie jako jednorazowe wydarzenie.
Jakie szkolenie wybrać?
Nie każde szkolenie z zamówień publicznych jest jednakowo przydatne dla wykonawcy. Warto sprawdzić kilka rzeczy przed zapisem.
Czy program jest skierowany do wykonawców, a nie wyłącznie do zamawiających? Obie strony używają tej samej ustawy, ale mają zupełnie inne potrzeby. Szkolenie dla zamawiających uczy przeprowadzać postępowanie. Szkolenie dla wykonawców uczy skutecznie w nim uczestniczyć.
Czy prowadzący ma doświadczenie praktyczne? Szkoleniowiec, który sam przeprowadzał postępowania lub reprezentował wykonawców przed KIO, daje inną wartość niż wykładowca akademicki.
Czy forma odpowiada potrzebom? Szkolenie stacjonarne daje możliwość omówienia własnych dokumentów i bezpośredniego kontaktu z prowadzącym. Szkolenie online umożliwia udział bez wyjazdu. Nagrania wideo pozwalają uczyć się we własnym tempie i wracać do trudnych fragmentów.
Firmy, które chcą kompleksowo przygotować pracowników do pracy z zamówieniami publicznymi, mogą skorzystać z oferty ApexNet, który specjalizuje się w szkoleniach dedykowanych wykonawcom, w tym z zakresu przygotowania ofert, analizy SWZ i środków ochrony prawnej.
Koszty i zwrot z inwestycji
Szkolenie z zamówień publicznych to koszt kilkuset złotych za uczestnika, w zależności od formy i programu. Odrzucona oferta, przy której firma spędziła dwa dni pracy działu przetargowego, to koszt czasu i zaangażowania niemierzalny bezpośrednio, ale realny.
Wygrany kontrakt, który był o krok od odrzucenia z powodu błędu formalnego, zmienia tę kalkulację. Dlatego firmy, które regularnie startują w przetargach – kilka lub kilkanaście razy w roku – zwykle traktują szkolenie nie jako wydatek, ale jako element kosztów przygotowania ofert.
Firma, która przestaje tracić kontrakty z przyczyn formalnych, zaczyna wygrywać
Szkolenie z zamówień publicznych dla firm prywatnych nie jest inwestycją w wiedzę teoretyczną. Jest inwestycją w konkretne umiejętności: przygotowanie kompletnej oferty, ocenę postępowania przed złożeniem dokumentów, budowanie oferty pod kryteria oceny, reagowanie na wezwania zamawiającego.
Efekty są mierzalne: mniejszy odsetek odrzuceń, lepsza punktacja, świadome decyzje o tym, kiedy startować, a kiedy nie. I, co może ważniejsze, firma przestaje tracić kontrakty z powodów, które dało się uniknąć.
Artykuł sponsorowany
