Od 1 lutego 2026 roku w życie wchodzi obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), co oznacza nową erę w obiegu faktur w Polsce. Wprowadzenie KSeF to nie tylko koniec z papierowymi fakturami, ale także zmiana w sposobie ich wystawiania i archiwizacji. Przedsiębiorcy muszą przygotować się na nowe wymogi, które mają uprościć rozliczenia podatkowe i zwiększyć transparentność.
Jakie są kluczowe daty wprowadzenia KSeF?
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur planowane jest na dwa etapy, co pozwala na stopniowe dostosowanie się przedsiębiorców do nowych regulacji. 1 lutego 2026 roku obowiązek korzystania z KSeF obejmie duże przedsiębiorstwa, które w 2024 roku osiągnęły obrót przekraczający 200 mln zł. Z kolei 1 kwietnia 2026 roku obowiązek ten obejmie wszystkich pozostałych podatników, w tym osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.
Dla mikroprzedsiębiorców, których miesięczny obrót jest niższy niż 10 tys. zł, obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony 1 stycznia 2027 roku. Do tego momentu mogą oni nadal wystawiać faktury poza KSeF, ale muszą być gotowi na odbieranie faktur w nowym systemie.
Harmonogram wdrażania
Terminy wprowadzenia KSeF są kluczowe dla przedsiębiorców. Oto kluczowe daty:
- 1 lutego 2026 – obowiązek dla dużych przedsiębiorstw o obrotach powyżej 200 mln zł,
- 1 kwietnia 2026 – obowiązek dla pozostałych przedsiębiorców,
- 1 stycznia 2027 – obowiązek dla mikroprzedsiębiorców.
Jak przygotować się do wdrożenia KSeF?
Przedsiębiorcy mają półtora roku na przygotowanie się do nowych regulacji, co jest szczególnie istotne w kontekście dostosowania oprogramowania księgowego i przeszkolenia personelu. Wdrożenie KSeF wymaga od firm przystosowania się do nowych standardów fakturowania, w tym integracji z systemem Ministerstwa Finansów oraz przygotowania do pracy z fakturami w formacie XML.
Kluczowe kroki, które przedsiębiorcy muszą podjąć przed 1 lutego 2026 roku, to:
- Dostosowanie oprogramowania księgowego do obsługi faktur ustrukturyzowanych,
- Przeszkolenie pracowników w zakresie nowych procedur wystawiania faktur,
- Testowanie integracji z KSeF, aby uniknąć problemów po wejściu w życie nowych przepisów.
Techniczne przygotowania
Techniczne aspekty wdrożenia KSeF są niezwykle ważne dla sprawnego funkcjonowania systemu. Przedsiębiorcy muszą zadbać o odpowiednie oprogramowanie, które będzie kompatybilne z KSeF i umożliwi automatyczne przesyłanie faktur w wymaganym formacie. Ministerstwo Finansów udostępniło również bezpłatną aplikację do testowania systemu, co jest dodatkowym ułatwieniem dla firm.
Co to są faktury ustrukturyzowane?
Faktury ustrukturyzowane to nowoczesne rozwiązanie, które ma na celu zautomatyzowanie i uproszczenie procesu fakturowania. W ramach KSeF faktury będą wystawiane w jednolitym formacie XML, co pozwoli na ich automatyczne odczytywanie i przetwarzanie przez systemy księgowe. Każda faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny, co potwierdzi jej wystawienie i przesłanie do odbiorcy.
Wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych ma na celu:
- Usprawnienie rozliczeń podatku VAT,
- Zminimalizowanie błędów w dokumentach,
- Ograniczenie ryzyka nadużyć podatkowych.
Zalety faktur ustrukturyzowanych
Faktury ustrukturyzowane w ramach KSeF oferują wiele korzyści. Przede wszystkim, eliminują one potrzebę przesyłania dokumentów w formie papierowej lub tradycyjnych plików PDF. Ponadto, zapewniają one pełną transparentność danych między przedsiębiorcami a administracją skarbową, co jest istotnym elementem uszczelnienia systemu podatkowego.
Kto będzie musiał korzystać z KSeF?
Od 1 lutego 2026 roku, korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowe dla wszystkich podatników VAT prowadzących działalność gospodarczą na terenie Polski. Dotyczy to zarówno dużych korporacji, jak i małych firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych. Obowiązek obejmie również podatników zwolnionych z VAT, jeżeli wystawiają faktury.
Dla zagranicznych podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT w Polsce, również przewidziano obowiązek korzystania z KSeF. Oznacza to, że każda firma wystawiająca faktury będzie musiała dostosować swoje procesy do nowych zasad.
Wyłączenia z obowiązku
Ministerstwo Finansów przewidziało pewne wyłączenia z obowiązku wystawiania faktur w ramach KSeF. Dotyczą one głównie przypadków, gdy podatnik nie prowadzi działalności gospodarczej na terenie Polski lub korzysta z procedur szczególnych. W takich sytuacjach przedsiębiorcy mogą być zwolnieni z obowiązku korzystania z KSeF, ale muszą być gotowi do odbierania faktur w tym systemie, jeżeli ich kontrahenci je tam wystawią.
Jakie korzyści przynosi KSeF dla przedsiębiorców?
Krajowy System e-Faktur to narzędzie, które ma znacząco usprawnić obieg dokumentów, przyspieszyć rozliczenia podatku VAT i ograniczyć ryzyko nadużyć. Dzięki KSeF przedsiębiorcy mogą liczyć na skrócenie czasu oczekiwania na zwrot VAT z 60 do 40 dni, co poprawi ich płynność finansową.
Dodatkowe korzyści to:
- Zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur i ich archiwizacji,
- Zwiększenie automatyzacji procesów fakturowania i księgowania,
- Możliwość pobierania faktur kosztowych z systemu KSeF bez konieczności posiadania faktury w formie papierowej.
Wsparcie dla przedsiębiorców
Ministerstwo Finansów zapewnia wsparcie techniczne i prawne dla przedsiębiorców, aby ułatwić im przejście na nowy system. Przewidziano również działania edukacyjne, które pomogą firmom w zrozumieniu nowych wymogów i przygotowaniu się do ich wdrożenia.
Co warto zapamietać?:
- Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wchodzi w życie 1 lutego 2026 roku dla dużych przedsiębiorstw (obrót powyżej 200 mln zł).
- Wprowadzenie KSeF będzie miało miejsce w trzech etapach: 1 lutego 2026, 1 kwietnia 2026 oraz 1 stycznia 2027 dla mikroprzedsiębiorców.
- Przedsiębiorcy muszą dostosować oprogramowanie księgowe, przeszkolić pracowników i przetestować integrację z KSeF przed obowiązkowym terminem.
- Faktury ustrukturyzowane w formacie XML mają na celu automatyzację procesów fakturowania, minimalizację błędów i ograniczenie nadużyć podatkowych.
- KSeF przynosi korzyści, takie jak skrócenie czasu zwrotu VAT do 40 dni oraz automatyzację procesów fakturowania i księgowania.
